Aktuellt

plattformsbloggny

Hur bygger man en mötesplattform?

Det är som ett recept på hur man bakar en fruktkaka. Man måste till att börja med ha en platt form. I den häller man ingredienser som en av fem myndigheter sammansatt mötesgrupp har tagit fram. Visst låter det enkelt? Följ med på en resa som de fem myndigheterna; Boverket, Energimyndigheten, Naturvårdsverket, Tillväxtverket och Trafikverket gjorde för att komma fram i tid till årets Plattformsdagar på Malmö Live! Foto: Hans Gustafsson

 

Någon gång i februari 2016 hade en nybildad mötesgrupp ett möte med 30-tal aktörer. Då väcktes intresset hos flera att vara med som aktör i årets plattformsdagar. Den 5 maj hade mötesgruppen sitt första Skypemöte och diskuterade alltifrån keynotes till underlag för kunskapsdialoger. Men vänta lite, gick det verkligen så fort? Nej.

 

Lokaler
Hela mötesgruppen åkte först till Malmö eftersom styrgruppen tyckt att det var där årets plattformsdagar borde vara. Efter att ha strosat omkring en stund i närheten av Trafikverkets kontor tycktes det som om Malmö Live & Congress motsvarade alla förväntningar. Men, var det så det gick till? Nej självklart inte, mötesgruppen handlade upp lokaler enligt konstens alla regler!

 

Hörlurar
På plats i den stora kongressalen träffade vi tekniker och ansvariga på Malmö Live. De berättade om stora internationella möten med tolkar där varje deltagare satt med hörlurar. Det var då alla i mötesgruppen kände – Yes! – det ska vi ha till våra kunskapsdialoger! Vi såg framför oss 500 deltagare som alla satt med hörlurar och lyssnade på föredrag om hållbar stadsutveckling. Och vi skulle precis som utvärderingen av plattformsdagarna 2015 visade, också satsa på dialog i form av speeddates. Styrgruppen gav oss rätt och hade bara en förmaning om att mötesgruppen inte borde låsa upp sig för mycket på teknik. Var det så enkelt? Ja faktiskt, så blev kunskapsdialogerna till!

 

Marknadsföring
På Norges nationaldag hade mötesgruppen en budget som byggde på självkostnad för deltagarna. Den 25 maj var våra två keynotes klara; Johan Hassel och Charlotta Mellander. Marknadsföringsmaterial togs fram och mötesgruppen fick i uppgift att kontakta alla aktörer som kunde tänkas vilja vara med. Uppgiften var att rigga en kunskapsdialog om att leva och bo i en hållbar stad år 2030, eller ansvara för en speeddate med samma tema. Aktörerna kunde också välja att göra bådadera.

 

Vad är en kunskapsdialog?
Den 31 maj var antalet aktörer som ville medverka uppe i 27 stycken. Listor på fler tänkbara aktörer gjordes, kontakter togs och allt fler började ansluta sig. Både Tillväxtverket och Energimyndigheten hade fått frågor om hur en kunskapsdialog skulle fungera? Mötesgruppen slog sina kloka huvuden ihop och insåg att här måste det till en workshop. Vi spelar in en dialog och genomför den för att se vad som behöver kommuniceras till alla aktörer som ska ta fram en kunskapsdialog. Naturvårdsverket hade fått frågor från aktörerna om speeddate, vad skulle de innehålla? Mötesgruppen beskrev även dem i den workshop som genomfördes den 29 juni. Sedan var allting klart! Men vänta lite, var det så enkelt?

 

Kontakter och logistik
Nej, för sedan kom Almedalen med seminarier där mötesgruppen knöt många nya och värdefulla kontakter. Sedan kom sommaren. I början av hösten, den 23 augusti träffades mötesgruppen igen och började arbeta på själva genomförandet. Instruktioner gick ut, vi hade nu närmare 40 aktörer, programmet tillverkades, körschema började utformas, inspiratörer kontaktades, logistik planerades – hur ska deltagarna förflytta sig? Tänk om det blir fullt! Hur ska vi dokumentera alltihop? Podcastbolag upphandlades, webbplatsen Hållbar stad låg i startgroparna för att man skulle kunna anmäla sig, programmet och sedermera även dokumentationen skulle finnas där. Den 13 september var programmets huvudsakliga upplägg klart och den 10 oktober kunde man anmäla sig på Hållbar stad! Mötesgruppen satte sig till ro för att vänta på alla anmälningar. Eller..?

 

Anmälningsläget och vad är egentligen ett villkor?
Den 20 september hade vi fått in 15 kunskapsdialoger. Det var för lite! Mötesgruppen slog återigen sina kloka huvuden ihop. Trafikverket kom med förslag på fler inspiratörer som borde vara med om nu kunskapsdialogerna inte blev så många? Den 25 oktober hade vi 110 anmälda. Det var för lite! Mötesgruppen diskuterade läget och hade också uppe frågan om definition av villkor? Vad var ett villkor egentligen och hur skulle det användas i kunskapsdialogerna? Den första november kunde Boverket berätta att det var 150 anmälda, och vi som dimensionerat för 500! Men programmet måste snart gå till tryck och i mitten på november var det 250 anmälda, mötesgruppen började se ljust på tillvaron igen.

 

Det sista Skypemötet
I slutet av november var anmälningarna uppe i över 300. Bara att köra. Men vänta lite, var det så enkelt? Nej, kunskapsdialoger ställdes in, speeddates försvann, deltagare lämnade återbud, sent anmälda hängde på låset, några kunskapsdialoger var vi tvungna att flytta på och det måste ändå stämma med programmet, lokaler måste möbleras om, scener byggas, alla ljudfiler testas, skyltar tas fram till lokalerna, headset och handmic beställas, körschema och föredragshållarnas filer måste fram…Till råga på allt genomförde mötes- och sånggruppen en repetition av 2 Plattformslåtar på Skype? Med eko. Jag vet faktiskt inte om det sistnämnda stämmer? Men det är mycket möjligt att det finns bevis på Soundcloud i så fall.

 

Och visst var det en rolig resa att göra! Nästa år gör vi om den igen.

Ps. För dig som inte var med på årets plattformsdagar så hittar du all dokumentation från dem på www.hallbarstad.se.

 

 

Om Hans Gustafsson

Kommunikatör i regeringsuppdrag för att upprätta och förvalta en plattform för frågor om hållbar stadsutveckling.
1

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>